Cinco señales de que un proceso está pidiendo ser automatizado

Cuando una empresa se plantea automatizar, la lista de candidatos suele salir de lo que más irrita al equipo. Es un criterio razonable, pero incompleto: lo que más irrita no siempre es lo que más cuesta, y hay procesos silenciosos que consumen muchas más horas.

Estas señales ayudan a ordenar la lista.

1. El mismo dato se teclea dos veces

Es la señal más clara y la más frecuente. Alguien mira una pantalla y escribe lo que ve en otra: el pedido que entra por correo y se copia al ERP, la factura del proveedor que se transcribe, el cliente nuevo que se da de alta en tres sitios.

Además del tiempo, cada transcripción introduce una probabilidad de error que aparece semanas después en la facturación o en el inventario, cuando ya cuesta mucho más corregirla.

2. La tarea depende de que alguien se acuerde

Procesos que arrancan porque una persona revisa una bandeja, mira un calendario o recuerda que los martes toca. Funcionan bien hasta que esa persona está de vacaciones, cambia de puesto o simplemente tiene un día cargado.

Aquí la automatización no ahorra tanto tiempo como fiabilidad: convierte «normalmente se hace» en «se hace».

3. Solo una persona sabe hacerlo

El proceso está en la cabeza de alguien. No está escrito, no está documentado y cuando esa persona falta, se para o se hace mal.

Lo interesante de automatizar aquí es un efecto secundario: para automatizar hay que escribir el proceso paso a paso, y esa documentación vale por sí sola aunque después se decida no automatizar nada.

4. El volumen crece y la plantilla tiene que crecer igual

Si el doble de pedidos exige el doble de horas administrativas, hay un proceso que no escala. Es la señal que más dinero mueve a medio plazo, y también la más fácil de pasar por alto porque el problema se nota poco a poco.

Merece la pena hacer el cálculo con números reales: cuánto tiempo consume hoy ese proceso, cuánto consumirá con el volumen previsto a dos años, y compararlo con el coste de automatizarlo una vez.

En algunos de los proyectos que hemos abordado, automatizar el trasiego de datos entre sistemas ha llegado a reducir en torno a un 40 % el tiempo dedicado a tareas administrativas repetitivas. No es una cifra que se pueda prometer de antemano: depende del volumen, de cuántos sistemas intervengan y de cuánta parte del proceso exigía criterio. Pero da una idea del orden de magnitud cuando el punto de partida es un proceso enteramente manual.

5. Se comprueba a mano algo que el sistema podría comprobar

Revisiones cruzadas de que dos listados coinciden, verificaciones de que un pedido tiene todos sus datos, comprobaciones de que un fichero llegó. Son tareas de vigilancia, no de criterio, y las hace mejor una máquina que no se cansa.

Qué conviene no automatizar

Por simetría, hay tres casos donde suele salir mal:

• Procesos que cambian a menudo. Si el circuito se replantea cada trimestre, la automatización se pasa la vida en mantenimiento.
• Tareas donde el criterio es la mayor parte del trabajo. Automatizar la recogida de información sí; automatizar la decisión, con mucho más cuidado.
• Procesos rotos. Automatizar algo que funciona mal solo consigue que funcione mal más rápido y a mayor escala. Primero se arregla, después se automatiza.

Cada dato copiado a mano es un proceso pendiente.